指示と報告

皆さん、こんにちは!!

今週は台風一過と云う事もあり、秋らしい、そして清々しい陽気ですね。

週末も絶好の行楽日和になると思わまれますので、皆さん、お出掛けになられたらどうでしょうか。

私はと云いますと、週末、地元の秋祭りがありますので、そちらの方で大いに楽しみたいと思います。

さて、話は変わりますが、このブログの中でも仕事における報告・連絡・相談の重要性は幾度となく伝えて来ました。

事前の相談、事中の連絡、事後の報告……いわゆる報連相と云う順番ではなく、相連報と云う順番で行えば事象を時系列で捉えながら、的確な相談、連絡、報告が出来ます。

その中でも報告には3つのルールがあります。

ご紹介しますと、

①相手の都合を聞いて了承を得る。

いきなり報告するのではなく「～の件で報告をしたいのですが〇分ほどよろしいでしょうか？」などと了解を得た上で報告をします。

②報告の順序や要点を事前に整理しておく。

短時間で要点を説明出来るように整理をしておきます。 状況が複雑な場合、事前に簡潔に要点をまとめた資料を提出しておく事がベストです。

③事実を的確に伝える事に徹する。 客観的な判断を仰ぐ為にも事実報告には主観が入らないようにします。 上司の決裁を仰ぎたい事柄については自分の意見を準備しておく事がルールです。

以上の3つで、報告は鮮度が命なので、速やかに円滑な報告を心掛けなければならないとしています。

更に、部下から報告受ける時、決して許してはいけないのが、「～だろう式のいい加減な報告」と云います。

どのような事かと云いますと、「～のはずです。」「～だと思います。」「～だそうです。」など憶測や希望的観測の類いと云う事です。

例えば、「先日の〇〇件、どうなった？」「部下に指示しましたので、やっているはずです。」

それは事実なのか、意見なのか、願望なのかと思わず聞き返したくなるような曖昧な報告です。

報告は、憶測でものを言わない。 わからない事、不確かな事はそのままにせず必ず確認する。 裏をとる。

そして客観的事実を以て報告をする、これを癖付けなければなりません。

正しい報告を求め、それを繰り返えし実行して行けば、自然と部下の力がつくものです。

また、部下からの報告も去る事ながら、上司からの正しい指示も極めて重要であるとしています。

「正しい指示と報告」は組織を動かす両輪であると云います。

上司は指示を出した時、必ず「伝わったか」を確認しなければなりません。

指示を確実に伝えるには、 ①指示した内容を復唱させる。 ②その上で更に指示の要点を質問し答えさせる。

これがポイントだそうです。

よは、上司は「言いっぱなし」にせず、部下は「聞きっぱなし」にせず、互いに「確認作業をする」これにより正しい指示がなされると云う事です。

そしてその結果は「どうなったのか」を必ず部下から報告させる。

これらの正しい指示と報告により組織が正しい方向に進むと云う事です。

何事もそうですが、「一手間を惜しまず確認をとる」これを習慣化する事が肝要なのかもしれませんね。